Bogføring for begyndere kommer ned på tre ting: registrer hver krone, der kommer ind og går ud af virksomheden, knyt et bilag til hver registrering, og gem bilagene. Ifølge Lex skal alle bogførte transaktioner være dokumenteret ved bilag, som skal opbevares i fem år. Det er Erhvervsstyrelsens vejledning mere præcis om: Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Resten af guiden er en tjekliste, så du kan sætte en rutine op fra første dag.
Hvad bogføring er, når du driver en lille virksomhed
Bogføring er en løbende, ordnet registrering af virksomhedens økonomiske hændelser: salg, køb, lønudbetalinger, renter, gebyrer og private indskud eller hævninger. Registreringerne er grundlaget for momsregnskabet, årsregnskabet og de oplysninger, du giver til skat. Hvis bogføringen er rod, er alt det efterfølgende også rod.
Bogføring er ikke det samme som at have styr på banken. Banken viser, hvad der er sket. Bogføringen forklarer, hvorfor det skete, og dokumenterer det med et bilag.
Tjekliste til dag ét
- Åbn en separat erhvervskonto. Når virksomhedens penge ikke blandes med privatøkonomien, bliver hver postering lettere at forklare. Hvis du alligevel betaler noget erhvervsmæssigt privat, så noter det med det samme.
- Vælg, hvor bogføringen skal ligge. Regneark, bogføringsprogram eller en bogholder – se tabellen nedenfor. Tjek først, om du er omfattet af kravet om digital bogføring.
- Lav en enkel kontoplan. Se næste afsnit.
- Beslut, hvor bilag samles. Én mappe i skyen, én i mailen og én i programmet er tre steder at lede. Vælg ét.
- Sæt en fast tid af til bogføring. Hver uge er bedre end en bunke ved kvartalets udgang, fordi du stadig husker, hvad en betaling var.
- Find ud af din momsperiode. Den afgør, hvornår dit bogholderi senest skal være opdateret. Se Hvornår skal momsregnskab afleveres?
Kontoplan i enkel form
En kontoplan er en liste over de kategorier, du sorterer posteringer i. En lille virksomhed behøver ikke en lang liste. Start med få konti, og tilføj kun nye, når du jævnligt har noget, der ikke passer.
- Indtægter: salg af ydelser eller varer. Del dem op, hvis du har flere typer.
- Direkte omkostninger: varekøb, materialer og underleverandører, der hører direkte til det, du sælger.
- Driftsomkostninger: husleje, telefon, software, forsikring, regnskabshjælp og kørsel.
- Udstyr: computer og andre større indkøb. Om de skal afskrives eller trækkes fra med det samme, står i guiden om fradrag for computer.
- Moms: salgsmoms og købsmoms holdes adskilt fra indtægter og udgifter. Forklaringen står i guiden om momsregnskab.
- Bank og kasse: de steder, pengene faktisk ligger.
- Privat: indsæt og hæv penge mellem dig og virksomheden (relevant i en enkeltmandsvirksomhed).
Bilag: hvad der skal gemmes, og hvor længe
Et bilag er dokumentationen for en postering: en faktura du har sendt, en kvittering for et køb, en regning fra en leverandør. Et godt bilag viser, hvem der handlede med hvem, hvornår, hvad det drejede sig om, og beløbet. Ved køb er det også en fordel, at momsen fremgår.
- Gem både udgående fakturaer og modtagne regninger og kvitteringer.
- Gem kontoudtog og andet materiale, der understøtter posteringerne.
- Har du kun en betalingsbekræftelse og ingen kvittering, så bed om den rigtige faktura. Et kontoudtog alene fortæller sjældent, hvad købet var.
- Opbevar materialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Fristen regnes altså ikke fra købsdagen. Kilden er Erhvervsstyrelsens vejledning, og Lex nævner samme periode for bilag.
- Materialet skal opbevares på betryggende vis. Det betyder i praksis, at det skal kunne findes igen og ikke gå tabt, hvis en computer går i stykker. Tag backup.
Et tænkt eksempel på tre posteringer
Eksemplet er vores eget og er fiktivt. Tallene stammer ikke fra nogen kilde. Forestil dig en freelance-grafiker, der i en uge har tre hændelser:
- Hun sender en faktura på 8.000 kr. til en kunde. Bilaget er fakturaen. Den bogføres som indtægt, og betalingen registreres først, når pengene er på kontoen.
- Hun køber en kontorstol til 2.000 kr. Bilaget er kvitteringen, og den bogføres under udstyr eller driftsomkostninger.
- Hun overfører 1.000 kr. fra erhvervskontoen til sin private konto. Det er ikke en omkostning, men en privat hævning, og den bogføres derefter.
Hver postering har dato, beløb, konto og et bilag. Det er hele princippet. Når hun senere skal lave momsregnskab, kan hun tælle op i stedet for at gætte.
Regneark, program eller bogholder
| Løsning | Passer når | Husk |
|---|---|---|
| Regneark | Meget få posteringer, og du ikke er omfattet af krav om digital bogføring | Du skal selv bygge struktur og kontrol |
| Bogføringsprogram | Du vil have bilag, bank og moms samlet | Tjek eksport af data og support på dansk |
| Selvstændig bogholder | Du hellere vil bruge tiden på kunderne | Aftal opgaver, frister og pris på forhånd |
| Revisor | Virksomheden vokser, eller årsregnskabet er komplekst | Spørg, hvad der er inkluderet |
Om du er omfattet af kravet om digital bogføring, afhænger af din omsætning. Virk.dk beskriver, at pligten gælder for ikke-årsregnskabspligtige virksomheder med en erhvervsmæssig nettoomsætning på mere end 300.000 kr. i to på hinanden følgende år. Du skal selv vurdere, om det rammer dig.
Når du vælger program, så se på disse ting: om det kan hente banktransaktioner, om du kan fotografere eller uploade bilag, om det understøtter momsopgørelsen, og om du kan få dine data ud igen, hvis du skifter. Prisen afhænger af funktioner og antal brugere, så bed om en prøveperiode og regn på det ud fra dine egne behov. Hos en bogholder påvirkes prisen typisk af, hvor ryddeligt materialet er, hvor mange posteringer der er, og hvor ofte du vil have hjælp. Det er billigere at levere sorterede bilag end en pose kvitteringer.
Det her afhænger af din situation, og her skal du have hjælp
Guiden er en indføring i bogføring i en lille virksomhed. Den fortæller ikke, hvordan du udfylder momsangivelsen, hvilke udgifter der er fradragsberettigede, eller hvilken virksomhedsform der passer til dig. Det står i de andre guider, bl.a. om moms og om enkeltmandsvirksomhed eller ApS. Den giver heller ikke juridisk rådgivning.
Bed en bogholder eller revisor om hjælp, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du er omfattet af kravet om digital bogføring, hvis du har en blandet privat og erhvervsmæssig brug af bil eller bolig, hvis du handler med udlandet, eller hvis du ikke kan afstemme dine konti. Kontakt Skattestyrelsen eller Erhvervsstyrelsen, når spørgsmålet gælder præcise regler eller frister. Reglerne kan ændre sig, og din egen situation afgør, hvad der gælder.
Husk også, at forsikringspræmier og andre faste udgifter skal bogføres. Hvis du ikke ved, hvilke forsikringer virksomheden bør kigge på, kan forsikringsværktøjet give et bud på, hvor du skal starte.
Spørgsmål om bogføring for begyndere
Skal jeg bogføre, hvis jeg kun har få kunder?
Ja. Antallet af kunder ændrer ikke, at transaktionerne skal dokumenteres med bilag, og at materialet skal opbevares. Med få kunder bliver arbejdet blot mindre.
Hvor længe skal jeg gemme bilag?
I 5 år fra udgangen af det regnskabsår, bilaget vedrører, ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning. Et bilag fra tidligt i året skal derfor gemmes næsten lige så længe som et fra årets slutning.
Kan jeg bruge et regneark?
Det afhænger af, om du er omfattet af kravet om digital bogføring, og af hvor mange posteringer du har. Tjek først kravet. Hvis du er omfattet, er du nødt til at se på et program, der lever op til det.
Hvornår skal jeg bede en bogholder om hjælp?
Når bogføringen koster dig mere tid, end den er værd, når du ikke kan få tallene til at passe, eller når virksomheden vokser. Beslut på forhånd, hvilke opgaver du selv vil beholde, f.eks. at gemme bilag og sende fakturaer.
